Vanuit het werkgeverportaal is het mogelijk om een import en export van werknemers uit te voeren.
Importeren
Met de volgende stappen is het mogelijk om werknemers te importeren
- Log in als gebruiker waarmee de rolinstelling werkgever instellingen actief is
- Ga naar Instellingen (rechtsbovenin)
- Gegevensimport
- Werknemers
- Download de template Werknemers import V2 (bestand: employees-v2.xslx)
- Open deze in bijv. Excel
- Vul de rijen met de werknemergegevens (zie toelichting hieronder)
- Tip: het uitvoeren van een export kan als voorbeeld dienen voor het invoeren van werknemergegevens (zie uitleg hieronder),
- Sla het bestand op
- Klik op Bestand kiezen
- Kies het opgeslagen bestand en klik op Openen
- Klik rechtsonder op de knop Importeren. De import wordt gestart.
Door middel van de importsheet employees-v2.xslx is het mogelijk werknemers in te voeren, zodat deze in Visma Verzuim DWC worden toegevoegd. Elke werknemer moet op een regel worden ingevoerd.
Enkele aandachtspunten:
- Het veld met een * (Werknemer unieke sleutel) wordt automatisch gevuld tijdens de import en hoeft dus niet te worden ingevoerd.
- De verplichte velden moeten allen ingevuld zijn, maar probeer ook zoveel
mogelijk velden die niet verplicht zijn in te vullen. - OE unieke sleutel is verplicht te vullen. Deze unieke sleutel kan worden gevonden onder de instellingen van de OE. Voorwaarde om deze sleutel te zien is dat de rolpermissie Unieke sleutels weergeven - Organisatorische eenheden onder Werkgever actief is.
- De indeling van het bestand moet aangehouden worden. Er kunnen geen
kolommen worden verwijderd. - De opmaak dient niet aangepast te worden.
- Het bestand wat geïmporteerd wordt, mag niet beschermd zijn door een
wachtwoord. - Voor een aantal kolommen is er vooraf gedefinieerd welke opties kunnen worden gekozen. Dit zijn de velden Geslacht, Voorkeurshantering, Nationaliteit, Burgerlijke staat, Land, Soort dienstverband, Salarisperiode, SFB Status.
Onderstaande gegevens kunnen worden ingevoerd in de importsheet. Hierbij zijn de vetgedrukte velden verplicht in te voeren.
- Werknemer unieke sleutel *
- OE unieke sleutel
- Burgerservicenummer
- Personeelsnummer
- Geslacht
- Voorkeurshantering
- Voorletter(s)
- Roepnaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Tussenvoegsel partner
- Achternaam partner
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Nationaliteit
- Burgerlijke staat
- Adres
- Huisnummer
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoon privé
- Telefoon zakelijk
- Mobiel privé
- Mobiel zakelijk
- E-mailadres privé
- E-mailadres zakelijk
- Dienstverband contract unieke sleutel
- Dienstverbandnummer
- Soort dienstverband
- Anciënniteitsdatum
- Startdatum dienstverband
- Datum wijziging dienstverband
- Einddatum dienstverband
- Normuren per week
- Uren per week
- Functie
- Kostenplaatscode
- Standplaats
- Salarisperiode
- Brutoloon
- SV-loon
- SFB Status
In de samenvatting van de import is terug te zien hoeveel rijen zijn toegevoegd, bijgewerkt of afgewezen (links). Eventuele foutmeldingen worden ook weergegeven (rechts), waarna deze eventueel hersteld kunnen worden in de importsheet.
Exporteren
- Log in als gebruiker waarmee de rolinstelling werkgever instellingen actief is
- Ga naar Instellingen (rechtsbovenin)
- Gegevensexport
- Werknemers
- Klik rechtsonder op de knop Exporteren. De export wordt gestart.
- Het exportbestand kan worden gevonden in de map Downloads op je computer.
Na de export zijn de velden in het Excel-bestand aan te passen en weer te importeren om zo wijzigingen door te voeren.