Dit help-artikel betreft de uitgebreide taakdelegatie functionaliteit. Klik hier om dit in te richten voor de functionaliteit van taakdelegatie waar geen autorisatie wordt gezet en geen documenten worden beoordeeld.
Inleiding
Ontdek de kracht van onze uitgebreide Taakdelegatie-functionaliteit, speciaal ontworpen voor BIG-geregistreerde gebruikers/bedrijfsartsen. Deze tool stelt je in staat om niet-medische gebruikers te machtigen om namens jou taken uit te voeren. Door de workload te verdelen en een gestroomlijnde workflow te creëren, kunnen bedrijfsartsen zich richten op hun kerntaken, terwijl andere taken efficiënt worden afgehandeld. Ontdek hoe deze functie je medische taken transformeert.
Deze inrichtingshandleiding is speciaal samengesteld om je te begeleiden bij het opzetten en configureren van de Taakdelegatie module binnen ons softwarepakket. Deze handleiding biedt een duidelijk en gedetailleerd overzicht van elke stap in het inrichtingsproces.
Ons doel is om je een soepele en foutloze ervaring te bieden bij het inrichten van deze module. We raden je daarom aan om de handleiding van begin tot eind door te nemen en de instructies te volgen. Hiermee waarborg je niet alleen een correcte inrichting, maar optimaliseer je ook de voordelen die de module jou kan bieden.
Voor een eerste impressie is hier een korte video over de functionaliteit.
Neem contact op met je consultant
Neem contact op met je consultant om de mogelijkheden van deze functionaliteit te ontdekken. Je consultant kan de taakdelegatiefunctie voor jouw omgeving activeren en begeleiden bij de configuratie ervan. de inrichting.
Medische gebruiker als supervisor of praktijkopleider instellen
In het Admin portaal is het mogelijk om bij een taakgedelegeerde gebruiker aan te geven wie de supervisor en/of praktijkopleider is. Alleen BIG-geregistreerde gebruikers kunnen supervisor of praktijkopleider zijn. Door het registeren van een supervisor of praktijkopleider krijgt deze automatisch dezelfde autorisatie als de taakgedelegeerde gebruiker.
De beheerder kan als volgt de supervisor of taakgedelegeerde instellen. Wanneer een BIG-nummer is gevuld, kan de praktijkopleider os supervisor worden ingesteld. Er is geen verschil in de twee opties, supervisor en praktijkopleider, behalve de naamgeving.
- Ga naar het Admin portaal
- Klik op Gebruikers
- Ga vervolgens naar Interne gebruikers
- Klik op de betreffende gebruiker
- Onder het kopje Supervisie kan je deze (medische) gebruiker kenmerken als praktijkopleider en/of supervisor middels het zetten van een vinkje
Verder is van belang is dat de rolpermissie Beheer supervisor en praktijkopleider geactiveerd is. Hiermee kan de supervisor of praktijkopleider worden toegekend aan de taakgedelegeerde gebruiker met de betreffende rol. Dit is door de applicatiebeheerder als volgt in te stellen:
- Ga naar het Admin portaal
- Toegangsbeheer
- Rollen
- Kies de rol van de gebruiker waar je de supervisor of praktijkopleider aan wil koppelen
- In het gedeelte Admin is de rolpermissie Beheer supervisor en praktijkopleider te vinden. Vink deze aan.
- Ga naar de betreffende taakgedelegeerde gebruiker
- Selecteer de praktijkopleider en/of supervisor
De supervisor of praktijkbegeleider krijgt hiermee automatisch de autorisatie van de taakgedelegeerde erbij. Verder is het na het instellen van de supervisor of de praktijkopleider mogelijk om documenten ter beoordeling aan te bieden aan deze supervisor of praktijkopleider. In het volgende gedeelte wordt dit uitgelegd.
Documenten ter beoordeling aanbieden
Hieronder is te lezen hoe een document ter beoordeling kan worden aangeboden aan de supervisor of praktijkbegeleider.
Documentsoort inrichten
Zowel de medische gebruiker als de taakgedelegeerde gebruiker moeten recht hebben op hetzelfde documentsoort, zodat deze zichtbaar is voor beide rollen. Log hiervoor in in het Admin portaal en ga vervolgens naar:
- Content
- Documentsoort
- Vink Medisch aan
- In deel Arbo rollen, vink alle opties aan voor zowel de rol van de medische gebruiker, als de taakgedelegeerde gebruiker:
- Lezen
- Toevoegen
- Bewerken
- Verwijderen
- Scroll naar beneden naar gedeelte Accordeerbaar
- Vink de optie Dit documentsoort vereist een beoordeling aan
- Klik op Opslaan
Aanbieden van het document ter beoordeling
Nadat de rolpermissie is ingesteld kan de taakgedelegeerde gebruiker een document aanbieden ter beoordeling. Dit gaat als volgt:
- Maak een document aan in het medisch dossier van de werknemer
- Kies de betreffende documentsoort waar een beoordeling voor vereist is
- Onder beeld verschijnt de optie Beoordelende medische gebruiker
- Kies hier de ingestelde supervisor of praktijkopleider
- Klik op Opslaan en sluiten
Het document is nu zichtbaar in de Documenten ter beoordeling-lijst van de gekozen medische gebruiker.
Documenten beoordelen en accorderen
Permissie voor documenten ter beoordeling in te zien
Wanneer documenten ter beoordeling worden aangeboden aan de medische gebruiker, moeten deze documenten daarna worden beoordeeld. Met de rolpermissie Documenten in review lijst zorg je ervoor dat de medische gebruiker de lijst met documenten ziet om te beoordelen:
- Admin portal
- Toegangsbeheer
- Rollen
- Kies de rol
- Deel Medisch
- Zet permissie Documenten in review lijst op actief
- Opslaan
Documenten beoordelen
Nadat deze rolpermissie is geactiveerd, kan de betreffende gebruiker de documenten die aan deze gebruiker zijn toegewezen beoordelen. Een overzicht van de te beoordelen documenten is zichtbaar met de optie Documenten ter beoordeling, links in de menubalk.
Na openen van het document verschijnt onderin beeld de optie om het document goed te keuren of af te wijzen. Wanneer wordt gekozen voor Goedkeuren en definitief maken krijgt het document de status definitief. Als Afwijzen wordt gekozen, gaat het document terug naar de taakgedelegeerde gebruiker en is daarna te vinden onder de optie Concepten.
Placeholder voor taakdelegeerde
Het is mogelijk om een placeholder te plaatsen in een document, waarin wordt aangegeven wie de taakgedelegeerde gebruiker en wie de medische gebruiker is. Dit is bijvoorbeeld goed te gebruiken als afsluiting van een document.
De placeholder Werkt onder taakgedelegeerde onder de optie Gebruiker, zorgt ervoor dat in een document de volgende tag wordt geplaats: [[WERKT_ONDER_TAAKGEDELEGEERDE]]
Dit zorgt ervoor dat de volgende tekst wordt weergegeven in het document:
[naam van de taakgedelegeerde]
werkt onder taakdelegatie van
[naam van de medische gebruiker]
Deze placeholder is te configureren in het Admin portaal:
- Sjablonen
- Document
- Vink de optie Medisch aan
- Kies voor Documenten
- Kies de documentsoort
- Ga aan de rechterkant naar de optie Gebruiker
- Klik op Werkt onder taakgedelegeerde
Taak toewijzen aan specifieke taakgedelegeerde gebruiker
De taakgedelegeerde kan taken uitvoeren in naam van de bedrijfsarts. Alleen vanuit het medisch portaal kan de bedrijfsarts in een dossier taken toewijzen.
Ook aan niet-geautoriseerde gebruikers kunnen taken worden toegewezen. Hiervoor moet op partnerniveau een instelling geactiveerd worden (Taken kunnen toewijzen aan niet geautoriseerde medische gebruikers). Je consultant kan je hierin adviseren om dit op de juiste manier in te richten.
Wanneer dit is geactiveerd, kan de bedrijfsarts taken toewijzen aan niet-medische gebruikers. Door het volgen van de volgende stappen is het mogelijk deze toe te wijzen:
- Open de openstaande taak vanuit het dossier
- Klik onderin op Toewijzen
- De optie Ook niet geautoriseerde gebruikers weergeven verschijnt. Wanneer deze optie aangevinkt wordt, verschijnen ook de niet-geautoriseerde gebruikers in de lijst.
- Kies een (niet geautoriseerde) gebruiker
- De taak is zichtbaar bij de ingestelde gebruiker
Randvoorwaarden zijn dat de taakgedelegeerde gebruiker wel taken moet kunnen uitvoeren. Dit kan worden ingesteld in het Admin-portaal > Rollen > Medische taken.
Ook moet de rol de betreffende taak kunnen lezen en bewerken. Ook dit kan ingesteld worden in het Admin portaal (Workflow > Protocoltaken > [taak] > Arbo rollen - Lezen/Bewerken/Verwijderen).
Let op: Wanneer de betreffende taak wordt toegewezen aan een niet-geautoriseerde gebruiker, krijgt de gekozen gebruiker als gevolg hiervan autorisatie tot het betreffende dienstverband en dus ook tot werknemergegevens en de dossiers. Wanneer de taak is uitgevoerd, behoudt de betreffende gebruiker die de taak heeft uitgevoerd de autorisatie tot het dienstverband.