Inleiding
U kunt als werkgever gemakkelijk uw medewerkers in één keer importeren door de gegevens van uw medewerkers in te vullen in een Excel-bestand, ook wel importsheet genoemd. Volg hiervoor de onderstaande stappen.
Indien u slechts een klein aantal medewerkers wilt toevoegen kunt u deze gegevens direct in Dotweb Cloud invoeren. Hiervoor volgt u de stappen op deze pagina.
Organisatiestructuur
Wanneer u via een importbestand uw medewerkers in Dotweb Cloud importeert is het noodzakelijk om ook aan te geven tot welke organisatorische eenheden de medewerkers behoren en dat deze overeenkomen met de organisatorische eenheden zoals u die heeft ingericht, dit dient u straks in te vullen in de kolommen OE code en OE naam in de importsheet.
Waar vind ik deze gegevens?
Hiervoor kunt u in Dotweb Cloud links voor Organisatiestructuur kiezen.
Hier vindt u de verschillende Organisatorische Eenheden, de namen van deze OE's heeft u nodig voor de kolom OE naam. Ook kunt u hier vinden welke code deze Organisatorische Eenheden hebben, hiervoor klikt u rechts op het tandwiel en dit wordt getoond Deze gegevens heeft u nodig voor het vullen van kolommen OE code en OE naam van de importsheet.
Wat moet ik doen wanneer ik geen Organisatiestructuur zie?
Indien er nog geen Organisatiestructuur is ingevuld kunt u deze toevoegen. Hiervoor volgt u de stappen op deze pagina.
Waar vind ik het Excel-bestand?
Als u inlogt ziet u rechts bovenin 5 ronde icoontjes. Wanneer u op het tandwieltje/radertje klikt komt u bij Instellingen. Klik op de onderste optie Gegevens import en kies vervolgens voor Werknemers.
Rechtsboven kiest u onder Beschikbare sjablonen voor Werknemer import V1. Wanneer u hier op klikt wordt de importsheet automatisch gedownload.
Na het downloaden opent u het bestand en kunt u het bestand vullen met de gegevens van uw medewerkers.
N.B. Er zijn een aantal vereisten aan het bestand:
- U moet de indeling van het bestand aanhouden.
- De opmaak dient niet aangepast te worden.
- De verplichte velden moeten allen ingevuld zijn.
- Tabblad 'Blad2' dient verwijderd te worden alvorens u het bestand importeert.
- Het bestand wat u importeert mag niet beschermd zijn door een wachtwoord.
Hoe importeer ik mijn medewerkers?
Wanneer u de organisatorische eenheden heeft ingericht en uw Excel-importbestand heeft gevuld is het belangrijk om tabblad 'Blad2' te verwijderen alvorens u tot importeren overgaat. Sla na het verwijderen van 'Blad2' het document op. U kunt nu overgaan tot het importeren van het importbestand. Ga hiervoor naar Instellingen, Gegevens import, Werknemers zoals beschreven onder het vorige kopje.
- Kies onder import sjabloon het sjabloon wat u gevuld heeft.
- Klik op bestand kiezen om uw importsheet te uploaden.
- Kies de toepasselijke opties
- Werknemers toevoegen: hiermee voegt u de werknemers die nog niet in Dotweb Cloud stonden toe. Werknemers die al in Dotweb Cloud stonden en die ook in het importsheet staan worden niet dubbel toegevoegd mits u personeelsnummer gelijk houdt. Mocht u een nieuw dienstverband willen toevoegen kunt u de kolom Medewerker sleutel gebruiken; indien deze hetzelfde wordt gehouden kan in een extra regel een dienstverband worden toegevoegd.
- Werknemers wijzigen: hiermee worden de werknemers die in Dotweb Cloud staan gewijzigd naar wat er in de importsheet staat
- Simuleer import: hiermee kunt u controleren of de import goed gaat of dat er iets in het bestand nog aangepast moet worden. Let op: hiermee importeert u dus niet daadwerkelijk, maar wordt dit gesimuleerd. Na klikken op Importeren wordt een overzicht getoond wat er zou gebeuren als u deze importsheet zou importeren. Na de simulatie kunt u overgaan op daadwerkelijk importeren door Simuleer import uit te vinken.
- Klik op importeren, rechts onderin, om de importsheet te uploaden.