Hoe importeer ik gebruikers met bijbehorende autorisatie?

Inleiding

U kunt als werkgever gebruikers in één keer importeren door de gegevens van de gebruikers in een klaargezet Excel document in te voeren.

Let op: dit document is bedoeld om op grote schaal gebruikers met bijbehorende autorisatie te importeren. Eventuele wijzigingen in gebruikergegevens dienen daarna vanuit de applicatie zelf gedaan te worden.

Dit Excel-bestand heet Gebruikers import V1 en kunt u vinden op dezelfde plek als waar u het bestand kunt uploaden. Er zijn een aantal vereisten aan het bestand:

1. U moet de indeling van het bestand aanhouden.
2. De verplichte velden moeten ingevuld zijn, dit zijn de groen gemarkeerde kolommen.
3. Het bestand wat u upload mag niet beschermd zijn door een wachtwoord.
4. Er kan 1 Organisatorische eenheid (kort: OE) worden ingevuld waarvoor volledig geautoriseerd wordt, volledig geautoriseerd wil zeggen geautoriseerd voor deze OE én alle onderliggende OE's. 

Waar vind ik het Excel bestand?
Als u inlogt ziet u rechts bovenin 5 ronde icoontjes. Wanneer u op het tandwieltje/radertje klikt komt u bij Instellingen. Klik op de onderste optie gegevens import. Kies vervolgens Gebruikers en autorisatie wanneer u die via een Excel bestand wil uploaden.

Rechts worden de beschikbare sjablonen getoond onder het gelijknamige kopje Beschikbare sjablonen. Wanneer u daaronder het sjabloon (blauw) aanklikt wordt die automatisch gedownload.

Hieronder wordt het Excel bestand verder toegelicht

• Gebruiker naam (rood in screenshot)
  • Dit is Gebruikersnaam waar de gebruiker mee kan inloggen, deze dient uniek te zijn.
• Rol (groen in screenshot)
  • Dit is de rol die de gebruiker heeft in Dotweb. Deze rollen zijn, indien beschikbaar voor u gesteld, te vinden onder Instellingen > Rollen. 
  • Belangrijk is dat u de benaming van deze rol exact overneemt.
• Actief (oranje in screenshot)
  • Dit bepaald of de gebruiker geactiveerd wordt of niet. Indien voor ja gekozen wordt zal de gebruiker in staat zijn om bijvoorbeeld signalen te ontvangen op ingevoerd e-mailadres. 
• Systeemtoegang (paars in screenshot)
  • Dit bepaald of de gebruiker toegang heeft tot Dotweb Cloud. Indien voor ja gekozen wordt zal de gebruiker een welkomst e-mail ontvangen op het ingevoerde e-mailadres in kolom E.
• Email (blauw in screenshot)
  • Hier kan het e-mailadres van de gebruiker worden ingevuld waar hij/zij berichten op kan ontvangen.
• Mobiel (geel in screenshot)
  • Dit mobiele nummer wordt gebruikt voor de inlogprocedure; er zal een verificatiecode worden gestuurd per SMS naar dit mobiele nummer.
• Startdatum (grijs in screenshot).
  • Dit is de datum waarop de gebruiker volgens ingevoerde gegevens aangemaakt wordt. Indien de gebruiker systeemtoegang heeft zal op deze datum een welkomstmail verstuurd worden naar de gebruiker.
• OE code en OE naam
  • Hier dient de exacte benaming ingevuld te worden van de OE code en OE naam. Deze kunt u vinden in de Organisatiestructuur, volg hiervoor de volgende stappen:
    • Klik op Organisatiestructuur in het zijmenu, door de organisatiestructuur open te klikken ziet u hoe de organisatiestructuur is opgebouwd. Om achter de OE code te komen klikt u op het tandwiel achter de betreffende OE.
    • In het dashboard wat vervolgens getoond wordt vindt u de OE code onder de OE naam, zie ook onderstaande screenshot:

Hoe importeer ik het Excel bestand? 
Wanneer u het verzuim heeft ingevuld in uw Excel-importbestand kunt u het verzuim importeren. Ga hiervoor naar Instellingen > Gegevens import > Gebruikers en autorisatie zoals beschreven onder het kopje 'Waar vind ik het Excel bestand?'.

1. Kies onder import sjabloon het sjabloon wat u gevuld heeft, in dit geval Gebruikers import V1.
2. Klik op bestand kiezen om vervolgens uw importsheet te selecteren.
3. Kies de toepasselijke opties 
   1. Simuleer import: Dit geeft de mogelijkheid om een simulatie van de import te doen en om de importsheet weer aan te passen voordat u daadwerkelijk importeert.
   2. Importeren: Klik rechtsonder op Importeren om de importsheet te uploaden. Let op: indien er veel gegevens zijn ingevuld kan het uploaden enige tijd duren. De browser geeft in de tussentijd aan dat de pagina geladen wordt.
   3. Na het uploaden van de importsheet wordt er een overzicht getoond van resultaten. Indien hier groene regels getoond worden is de import goed verlopen, indien hier rode regels getoond worden is er een fout opgetreden bij de import. Onder Bericht wordt meer informatie getoond aangaande de geïmporteerde regel. Hieronder het resultaat van de import uit dit voorbeeld:

Gebruikerslijst

De gebruikerslijst is te vinden onder Instellingen > Gebruikers. In Dotweb Cloud zal de gebruikerslijst er na importeren alsvolgt uitzien:

Bij het klikken op een van deze gebruikers worden de gebruikergegevens geladen, hier zult u de ingevulde gegevens vinden. Helemaal onderaan bij Autorisatie vindt u de ingevulde autorisatie. Indien u met uw muis over deze autorisatie beweegt vouwt rechts de autorisatieboom uit en ziet u voor welke lagen van de organisatie deze gebruiker geautoriseerd is, hieronder het voorbeeld van gebruiker persoon01 en persoon02:

Gebruiker persoon01:

Gebruiker persoon02: