In deze snelgids worden een aantal basishandelingen besproken waarmee u als werkgever binnen Dotweb Cloud uw zaken rondom verzuimmanagement en arbodienstverlening goed kunt inrichten en regelen.

Samenwerking met de Arbodienst

De arbodienst richt voor u als werkgever het afgesproken contract en de inhoudelijke samenwerking in. Dit betekent dat protocoltaken, functionaliteiten en autorisaties direct voor u klaargezet worden.  

Inloggen

Wanneer de arbodienst u in Dotweb Cloud toevoegt ontvangt u een e-mail met daarin een link om direct een wachtwoord aan te maken.

Log vervolgens in via: https://login.dotweb.cloud

Dit kan via elke browser. Bij Dotweb Cloud is de zogenaamde ‘twee-factor authenticatie’ in gebruik, dat wil zeggen er na het inloggen een SMS-je verstuurd wordt met een extra authenticatiecode die in Dotweb Cloud ingevuld moet worden. Dit SMS-bericht wordt verstuurd naar het mobiele nummer dat voor u door de arbodienst is opgegeven.

Om een nieuw wachtwoord aan te vragen klikt u op ‘Wachtwoord vergeten?’. Vervolgens wordt er een e-mail met verdere instructies verstuurd.

Portalen

Dotweb Cloud maakt gebruik van portalen. Binnen elk portaal worden de functionaliteiten voor de betreffende gebruiker getoond. Voor u is het Werkgever-portaal beschikbaar.

Werkgever-portaal

Door rechtsboven in het scherm op het gebruiker-icoon te klikken en vervolgens op ‘Mijn account’ kan de gebruiker zijn of haar eigen gegevens inzien en aanpassen (zoals inlognaam, wachtwoord afwezigheid, etc.).

 In het hoofdscherm van het Werkgever-portaal worden een aantal verschillende snelkoppelingen getoond.

Deze snelkoppelingen bevatten overzichten (lijsten) van:

• Organisatiestructuur
  • Vanuit dit overzicht kan de werkgever de organisatiestructuur beheren en nieuwe organisatieonderdelen aanmaken.
• Werknemers
  • Vanuit dit overzicht kan de werkgever de werknemers beheren en nieuwe werknemers toevoegen.
• Werknemers uit dienst
• Openstaande dossiers
  • Alle openstaande dossiers voor de werkgever
• Openstaande taken
  • Alle openstaande taken voor de werkgever
• Geplande afspraken
  • Alle openstaande afspraken

Binnen elke pagina, dossier of overzicht wordt rechts bovenin het scherm het hulp-icoon getoond, door hier op te klikken volgt de uitleg over de betreffende pagina en de werking hiervan:

Import van gegevens

Om gegevens te importeren in Dotweb Cloud kunt u gebruik maken van Excel-bestanden, ook wel importsheets genoemd. Ga hiervoor rechtsboven naar Instellingen via de hierboven afgebeelde knop. Kies vervolgens voor Gegevens import.

Hier zijn afhankelijk van uw autorisatie maximaal vier importsheets beschikbaar:

1. Organisatorische eenheden
   • Via deze import kunt u uw organisatiestructuur (hiërarchie) importeren.
2. Werknemers
   • Via deze import kunt u uw medewerkers importeren.
3. Gebruikers en autorisatie
   • Via deze import kunt u gebruikers en de autorisatie voor deze gebruikers importeren.
4. Verzuim
   • Via deze import kunt u verzuimverloop importeren.

Importeren van Organisatorische eenheden

1. Klik op de link om de pagina voor de import van organisatorische eenheden te openen.
2. Download de (lege) importsheet via ‘Beschikbare sjablonen’.
3. Vul de sheet zoals aangegeven.
   1. De groene kolommen zijn in de sheet verplicht, vul een naam en een code in.
   2. Door een bovenliggende OE (=organisatorische eenheid) in te vullen kan de structuur (hiërarchie) opgebouwd worden.
   3. Eventueel kunnen extra gegevens als UWV sector, KvK nummer, adres etc. ingevuld worden.

4. Sla de ingevulde sheet op.

5. Selecteer onder ‘Import sjabloon’ het gedownloade sjabloon.

6. Upload de ingevulde sheet via ‘Import bestand’ à ‘Choose File’.
   • Dotweb Cloud vraagt om de ingevulde sheet te selecteren.

7. Klik links onderin op ‘Importeren’.
   • De ingevulde sheet wordt verwerkt en de Organisatorische eenheden worden toegevoegd of bijgewerkt.

Importeren van werknemers

1. Klik op de link om de pagina voor de import van werknemers te openen.
2. Download de (lege) importsheet via ‘Beschikbare sjablonen’.
3. Vul de sheet zoals aangegeven.
   1. De groene kolommen zijn in de sheet verplicht.
   2. In een aantal kolommen wordt gevalideerd op de ingevulde gegevens (bijvoorbeeld telefoonnummers en e-mailadressen).
   3. In kolommen waarin een keuze gemaakt kan worden wordt een drop-down menu getoond (bijvoorbeeld Huwelijkse staat).

4. Sla de ingevulde sheet op.

5. Selecteer onder ‘Import sjabloon’ het gedownloade sjabloon .

6. Upload de ingevulde sheet via ‘Import bestand’ à ‘Choose File’.
   • Dotweb Cloud vraagt om de ingevulde sheet te selecteren.

7. Klik links onderin op ‘Importeren’.
   • De ingevulde sheet wordt verwerkt en de werknemers worden toegevoegd of bijgewerkt.

Dossiers aanmaken

Binnen Dotweb Cloud kunnen eenvoudig dossiers aangemaakt worden. Op het hoofdscherm worden links onderin de meest voorkomende dossiers getoond (verzuim, zwangerschap).

Klik op de betreffende link om de gegevens in te voeren.

Klik voor het invoeren van overige dossiers op ‘Overige meldingen’.