In de dynamische wereld van organisatiemanagement zijn de juiste tools van essentieel belang om zowel flexibiliteit als efficiëntie te waarborgen. De Teamstructuren-module is een onmisbare tool die specifiek is ontworpen om teambeheer te stroomlijnen. Met deze module kunnen autorisaties per team worden ingesteld, waardoor nauwkeurige toewijzing mogelijk is. Bovendien maakt deze functionaliteit het mogelijk om een voorkeursprofessional aan te wijzen, waardoor taken automatisch aan die persoon toe worden gewezen. Dit vereenvoudigt aanzienlijk het proces van het toewijzen van taken binnen het team.
Het correct configureren van de module Team structuren is cruciaal om alle functionaliteiten optimaal te benutten en om te zorgen voor een naadloze integratie met uw bestaande systemen en processen. In dit hoofdstuk leiden we je stap voor stap door het configuratieproces.
Het activeren van de Team structuren-module kan worden gedaan door een van onze Business Consultants. Voor de betreffende partner moet nl. de optie Team beheer worden geactiveerd.
Teamrollen configureren
Het definiëren van teamrollen is een essentieel eerste onderdeel van de Team structuren-module. Door teamrollen te configureren, kun je de samenstelling van je teams verfijnen en zorgen voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding voor het configureren van teamrollen.
- Log in op het Admin portaal.
- Navigeer in het linker menu naar Teambeheer.
- Klik op submenu Teamrollen om toegang te krijgen tot de configuratie van teamrollen.
- Om een nieuwe teamrol aan te maken, klik rechtsboven op de knop Teamrol toevoegen.
- Invoeren van Teamrol-details:
- Naam: Voer een unieke naam in voor de teamrol. Deze naam zal worden gebruikt om de rol te identificeren binnen de module.
- Voorkeursprofessionals: Als de teamrol gebruikt kan worden om voorkeursprofessionals aan te duiden, vink dan deze checkbox aan. Met een voorkeursprofessional kunnen er taken automatisch aan deze gebruiker worden toegewezen. Per teamrol is er maar een voorkeursprofessional in te stellen. Op werknemerniveau wordt nu de voorkeursprofessional getoond (in de kleur groen).
- Gebruikersrollen selecteren: Er verschijnt een selectiebox waarin je meerdere gebruikersrollen kunt kiezen die gekoppeld moeten worden aan de teamrol. Deze gebruikersrollen zijn reeds aangemaakt in Visma Verzuim DWC. Selecteer de gewenste gebruikersrollen uit de lijst. Om gebruikers aan een team te koppelen moet er minstens een gebruikersrol geselecteerd zijn. Een gebruikersrol kan niet verwijderd worden wanneer deze aan een team hangt.
- Klik op Opslaan om de teamrol vast te leggen, nadat alle details zijn ingevoerd en de gewenste instellingen zijn geselecteerd.
Teams configureren
In de tweede plaats moeten teams worden aangemaakt.
- Log in op het Admin portaal
- Kies voor de optie Teambeheer
- Klik op Teams. Er verschijnt een overzicht van reeds aangemaakte team.
- Om een nieuw team toe te voegen, klik op de knop Team toevoegen. Dit opent een pop-up venster om de details van je nieuwe team in te voeren. Geef je team een unieke naam. Hoewel de velden Code en Omschrijving optioneel zijn, kan het toevoegen van een beschrijving handig zijn om het doel van je team te verduidelijken.
- Klik op het zojuist aangemaakte team en ga naar tabblad Leden.
- Voeg leden toe aan het team. Door %%%% in te voeren worden alle bestaande gebruikers opgehaald en kan de correcte gebruiker worden gekozen. Wanneer er leden aan een team zijn toegevoegd, kan het team niet worden verwijderd.
Team toevoegen
Teamleden toevoegen
- Een teambeheerder is te kiezen in tabblad Beheerders. Alleen een lid van een team kan aangewezen worden als teambeheerder. Als teambeheerder kan je teamleden beheren en autorisaties wijzigen.
- In tabblad Organisatie is de autorisatie te configureren. Er is in te stellen tot welke organisatorische eenheden het team geautoriseerd is. Hiervoor worde de organisatiestructuur van de partner getoond. Door het zetten van vinkjes is in te stellen tot welke organisatorisch eenheden het team geautoriseerd is. Er kan worden gekozen voor Volledig geautoriseerd en Geautoriseerd. Het verschil dat bij Volledig geautoriseerd ook de onderliggende eenheden worden geselecteerd, terwijl bij Geautoriseerd alleen de betreffende eenheid wordt geselecteerd.
Let op: Het is van belang om voor elk tabblad eventuele wijzigingen op te slaan.
Sjablonen
In het Admin portaal zijn onder Sjablonen > Document > Onderdeel Team, placeholders aanwezig die betrekking hebben op het team, incl. het primaire contactpersoon. De volgende placeholders, gerelateerd aan het team, zijn beschikbaar:
- Teamnaam: [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_NAAM]]
- Adres:
- [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_STRAAT]]
- [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_HUISNUMMER]]
- [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_POSTALCODE]]
- [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_STAD]]
- E-mailadres primair contactpersoon: [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_EMAIL]]
- Mobiel telefoonnummer primair contactpersoon: [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_MOBIEL]]
- Telefoonnummer primair contactpersoon: [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_TELEFOON]]
- Aanhef en naam primair contactpersoon:
- [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_GEBRUIKER_GESLACHT_AANHEF]]
- [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_VOORNAAM_ACHTERNAAM]]
- Teamrol primair contactpersoon: [[PRIMAIR_CONTACTPERSOON_TEAM_ROLE]]
Primair contactpersoon
Een primair contactpersoon is een teamlid die kan worden gekenmerkt als het eerste contactpersoon voor de betreffende organisatorische eenheid. Deze primaire contactpersoon wordt weergegeven op de pagina van de werknemer (in de kleur roze). Er is maar een primair contactpersoon per OE mogelijk. Vanzelfsprekend moet de OE onder de werkgever vallen waartoe het team geautoriseerd is. De contactpersoon is in te stellen door de OE te wijzigen.
De voorkeursprofessional en de primair contactpersoon zijn op werkgeverniveau in te zien
Waarneming
Door middel van waarneming is het mogelijk om een teamlid als waarnemer in te stellen tijdens jouw afwezigheid. De teambeheerder kan dit configureren door middel van het tandwiel rechtsbovenin beeld en vervolgens te gaan naar Beheer team waarnemingen.