ALGEMEEN

Wanneer een medewerker bijvoorbeeld wordt ziek gemeld in Dotweb Cloud, wordt het gekoppelde protocol gestart. Een protocol is opgebouwd uit verschillende type taken. Taken die bijvoorbeeld uitgevoerd moeten worden ten behoeve van het UWV of taken die bijvoorbeeld door u als beheerder zijn ingericht vanuit uw organisatie. Standaard worden de UWV en wettelijke taken opgeleverd, die u zelf naar wens kan inrichten. Naast de wettelijke protocoltaken is het mogelijk om als beheerder taken toe te voegen aan een protocol die bijvoorbeeld voor de organisatie van belang zijn. Denk hierbij aan het telefonisch contact opnemen met een zieke medewerker. 

Dotweb Cloud kent drie soorten taken:

• Protocol taken: Taken gekoppeld aan een protocol. 
• Vrije taken: Taken die een gebruiker zelf kan toevoegen aan het dossier. 
• Resulterende taken: Taken die na een bepaalde gebeurtenis automatisch worden aangemaakt. 

In dit artikel worden de protocoltaken toegelicht:

• Overzicht protocoltaken
• Protocoltaak toevoegen 
• Protocoltaak bewerken

VOORWAARDEN

• Dossiertypes zijn geactiveerd en ingericht.
  
• Arbo rollen en werkgeversrollen zijn aangemaakt.
• De contracten zijn aangemaakt. 

OVERZICHT PROTOCOLTAKEN

1. De naam van het protocol
2. De taaknaam
3. De type taak
4. Startdag van de taak, dit is afhankelijk vanaf wanneer de taak moet starten. Dit kan bijvoorbeeld bij de startdatum van het dossier zijn.
5. Het aantal dagen waarbinnen de taak kan worden afgerond voordat het de status 'Te laat' krijgt.
6. Een groene vink wordt getoond wanneer de taak actief is. 
7. Sorteerfunctie achter elke kolom.
8. Zoekfunctie op protocol of taaknaam.
9. Mogelijkheid om een nieuwe protocoltaak toe te voegen. 

PROTOCOLTAAK TOEVOEGEN

STAPPEN

1. Selecteer het protocol waar de taak aan toegevoegd moet worden.
2. Geef de taak een naam.
3. Vul indien nodig een code in, wanneer er gebruik wordt gemaakt van en koppeling met een extern pakket. 
4. Vul de sivi code in, indien u hiervan gebruik maakt.
5. Selecteer het type taak. De volgende types zijn te selecteren:

• Evaluatie
• Informatief
• Opdracht
• UWV
• Wettelijk

6. Vul, indien nodig, een omschrijving van de taak in.
7. Selecteer wanneer de taak moet starten of op basis waarvan. De volgende opties zijn te selecteren:

• Aantal dagen na in dienst datum | Vul het aantal dagen in
• Bevallingsdatum
• Datum | Selecteer een datum
• Eerste verzuimdag (ZW ERD)
• Eerste werkdag na verzuim
• Einddatum proeftijd
• Ingangsdatum verlof
• Meldingsdatum
• Startdatum dossier
• Taakvoorwaarde | Selecteer een taakvoorwaarde
• Verwachte bevallingsdatum
• Verwachte hersteldatum

8. Vul de startdag in, vanaf wanneer de taak moet starten.  Dit is op basis van de ingevulde waarde bij stap 7. Dag nul is de huidige dag.
9. Vul het aantal dagen in waarbinnen de taak afgerond dient te worden, voordat de taak de status Te laat krijgt. 

 10. Vink de wenselijke opties aan:

• Actief | Vink de optie aan wanneer de taak in gebruik genomen wordt.
• Kan niet worden uitgesteld | Vink de optie aan wanneer een taak niet mag worden uitgesteld.
• Automatische taken | Taak wordt automatisch afgerond zonder tussenkomst van een gebruiker. 
• Starten op basis van dossier | De taak start op basis van startdatum dossier.
• Starten bij deelherstel | De taak (opnieuw) starten bij een deelherstel melding.
• Starten bij samengesteld dossier | De taak (opnieuw) starten bij een verzuimmelding die een samengesteld dossier genereert.
• Starten bij volledig herstel | De taak starten bij een volledige herstelmelding. 

11.  Selecteer in welke situatie de taak automatisch geannuleerd mag worden.

• Annuleren bij afronden dossier.
• Annuleren bij 100% herstel.
• Nooit automatisch annuleren.

12. Selecteer, indien nodig, een agenda verrichting. De agenda verrichting wordt automatisch gestart wanneer de taak actief wordt. 
13. Selecteer, indien nodig, een sjabloon. Wanneer een sjabloon wordt gekoppeld, wordt in de taak de button Document opstellen getoond. Waarna het gekoppelde sjabloon wordt geopend. 
14. Selecteer, indien nodig, een UWV melding. Wanneer een UWV melding wordt gekoppeld, wordt in de taak de button UWV getoond. Waarna de gekoppelde UWV document wordt geopend.
15. Selecteer, indien nodig, een vragenlijst. Wanneer een vragenlijst wordt gekoppeld, wordt in de taak de button Vragenlijst opsturen getoond. Er is een mogelijkheid om de vragenlijst te versturen naar de betreffende medewerker.
16. Selecteer, indien nodig,  een HR vragenlijst. Wanneer een vragenlijst wordt gekoppeld, wordt in de taak de button Vragenlijst opsturen getoond. Er is een mogelijkheid om de vragenlijst te versturen naar de betreffende medewerker. 

Rollen

17. Geef de arbo rollen en werkgever categorieën de juiste rechten voor de taak. Vink Verwijderen aan om alle rechten te geven. 

Aanvullende taakvoorwaarden (optioneel)

18. Klik, indien nodig, op Toevoegen om een aanvullende taakvoorwaarde aan te maken. De taak wordt actief wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan.
19. Er zijn verschillende voorwaarden die ingesteld kunnen worden. In onderstaand voorbeeld, wordt de taak actief wanneer het BSN van de medewerker niet in is gevuld. 

Facturatiegegevens (optioneel)

20. Selecteer, indien nodig een verrichting ten behoeve van de facturatie.
21. Klik op Toevoegen om de verrichting toe te voegen.
22. De facturatiegegevens worden getoond.

Bevestigingsmail (optioneel)

23. Een bevestigingsmail wordt verstuurd wanneer een taak is toegevoegd aan een dossier. Deze kan optioneel worden ingericht. Selecteer een E-mail sjabloon.
24. Pas het onderwerp naar wens aan.
25. Klik op Ontvanger toevoegen.
26. Selecteer Aan / CC.
27. Selecteer aan wie de mail verstuurd moet worden. 

• Arbo gebruiker: Selecteer de gebruiker.
• Arbo rol: Selecteer de rol. 
• Werkgever rol verdeling: Selecteer de rol.
• Dossierverantwoordelijke: Dossierverantwoordelijke ontvangt een e-mail. 

Contractsoorten

Het is noodzakelijk om de protocoltaak aan het contract toe te voegen. Dit kan bij het toevoegen van een protocoltaak of op een later moment bij het inrichten van de contracten.

28. De contracten worden getoond. Om alle contracten te voorzien van dezelfde inrichting, wordt het contract Allemaal geselecteerd.
29. Selecteer de rollen, waar de taak getoond moet worden.

30. Deze velden zijn niet in gebruik. Facturatiegegevens worden via een verrichting gekoppeld aan een taak. 
31. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren. 

PROTOCOLTAAK BEWERKEN

Een protocoltaak kan worden bewerkt door in het overzicht op een protocoltaak te klikken. Het is alleen niet mogelijk om de inrichting per contract te wijzigen. Dit is alleen mogelijk binnen het contract zelf.