Één van de ontwikkelingen die momenteel in de Next staat, is het onderwerp Bewaartermijnen fase 2. Graag geven we hierbij een toelichting op wat er is uitgewerkt en op korte termijn in de Now ontwikkeld zal gaan worden.
Huidige situatie
De functionaliteit bewaartermijnen is reeds een tijd beschikbaar in Visma Verzuim DWC. In de huidige functionaliteit wordt er enkel gekeken naar het verwijderen van dossiers. In fase 2 van de bewaartermijnen breiden we dit onder andere uit met het daadwerkelijk verwijderen van de medewerker indien deze geen dossiers meer heeft (na 2 jaar uit dienst).
De uitwerking hiervan is recentelijk tijdens een sessie met onze klankbordgroep besproken, waarin een aantal scenario’s is voorgelegd. De belangrijkste vraag die we aan de klankbordgroep stelden, was:
“Op welke manier moeten medewerkergegevens, waarvan het laatste dossier conform bewaartermijnen is opgeschoond, daadwerkelijk worden verwijderd? “
De uitkomst was dat indien de dossiers middels de bewaartermijnen functionaliteit zijn opgeschoond, de medewerker in het kader van de AVG door de applicatie geautomatiseerd verwijderd mag worden. Dit houdt in dat wanneer een medewerker 2 jaar uit dienst is en geen (gevulde) dossiers meer heeft, deze geautomatiseerd verwijderd wordt.
Nieuwe situatie
De belangrijkste wijzigingen die doorgevoerd gaan worden zijn:
- Er komt een instelling waarin de beheerder kan aangeven wie verantwoordelijk is voor het verwijderen van de dossiers (Arbodienst of Werkgever).
Met behulp van een rol instelling wordt bepaald welke rol de data mag verwijderen (dit is nu ook zo). Een belangrijke wijziging gaat zijn dat de rol die de data verwijdert dit voor de gehele database doet. Dit betekent dat degene die de data verwijdert dit voor alle partijen doet (Arbodienst én Werkgever). Momenteel dienen beide partijen dat los van elkaar te doen. - Geautomatiseerd verwijderen van medewerker na opschoning van alle dossiers. Zodra een medewerker langer dan 2 jaar uit dienst is en geen dossiers heeft zal deze verwijderd worden.